Как подписать документ электронной подписью

Многократно было сказано, что ключ электронной подписи имеет высокую популярность как инструмент деловой активности. ЭЦП применяют не только организации, но и физические лица. Вместе с тем, многие избегают встречи с ней по причине того, что считают подписание документов сложной задачей. На деле же – алгоритм подтверждения файлов включает несколько шагов.

Что необходимо для работы с электронной подписью

Проверьте наличие нескольких атрибутов:

1. Одна из последних версий программы CryptoPro CSP;
2. Библиотека Capicom;
3. Наличие корневого сертификата;
4. Расположение личного сертификата подписи в папке «Личное».

Как подписать ЭЦП документ Word и PDF

Опишем подтверждение файлов наиболее популярных форматов. В первую очередь, убедитесь, что в документе нет ошибок – внести изменения после подписания будет крайне трудно. Порядок работы зависит от версии программы Microsoft Office Word:

• В Word 2003 – идем по пути Сервис/Параметры/Безопасность/Цифровые подписи. Нажимаем «Ок» и документ подтверждается электронной подписью.
• В версии 2007 года – открываем Office /Подготовить/Добавить цифровую подпись/Подписать.
• Word 2010 года дает более широкие возможности: в нем можно установить расширение Office Signature программы CryptoPro. Чтобы это сделать, необходимо открыть Файл/Сведения/Добавить цифровую подпись. На наличие ЭЦП в документе будет указывать красный знак.

Чтобы подписать файл формата PDF, необходим модуль CryptoProPDF. Он представляет собой настройку программ Adobe – Acrobat или Reader. После установки нужно повторить те же шаги, что и в текстовом редакторе.